Am besten rechtzeitig, gut strukturiert und individuell angepasst. Möglichkeiten des Wissenstransfers gibt es einige. Zu den gängigen Methoden in der Praxis gehören beispielsweise der Tandem-Partner-Prozess, das sogenannte StoryTelling oder das Expert Debriefing. Ergänzend oder alternativ eignen sich aber auch IT-basierte Lösungen: Eine Möglichkeit unter anderem bietet das innovative Wissensmanagement-Tool kapiro. Entwickelt wurde das Tool speziell für technische Fachkräfte im Energiesektor. Es soll helfen, Fachwissen digital zu sichern, strukturiert zu bündeln und für alle Beschäftigten leicht verfügbar zu machen.
Digitale Daseinsvorsorge ist gefragt
Der demografische Wandel und der daraus resultierende Fachkräftemangel zwingt derzeit etliche Energieunternehmen, zu handeln. Bis 2031 wird die geburtenstarke Babyboomer-Generation in den Ruhestand gehen – und mit ihr womöglich ein enormer Erfahrungs- und Wissensschatz. Genau das soll das neue Wissensmanagement-Tool verhindern. Gemeinsam suchten die Mainzer Stadtwerke und Kraftwerke Mainz-Wiesbaden (KMW) nach einer Lösung, um wertvolles Expertenwissen für die Zukunft im Unternehmen zu halten. Das Resultat ist kapiro: technisch ausgereift und geeignet für Jung und Alt.
Von der Idee bis zum einsatzfähigen Tool
„Selbstverständlich haben wir den Markt auf vergleichbare Software untersucht. Ein Tool wie kapiro, das sowohl im Konsum als auch bei der Erstellung von multimedial aufbereitetem Wissen die notwendige einfache Handhabung bietet, gab es noch nicht“, sagt Roman Benteler. „Daher entscheiden wir uns für eine Eigenentwicklung und zwar in Kooperation mit den Energienetzen Mittelrhein GmbH & Co KG, der EWR Netz GmbH und der ZDF Digital Medienproduktion GmbH.“ Ein eigens von den Kooperationspartnern zusammengestelltes Projektteam begann 2019 mit der agilen Entwicklung des Tools. In diversen Sprints reifte kapiro. Einen wesentlichen Beitrag hierbei leisteten auch die Fachkräfte aus den Unternehmen. Über 100 Beschäftigte waren aktiv an der Entwicklung beteiligt: Sie lieferten elementare Anforderungskriterien und regten kontinuierlich notwendige Änderungen an. Im regen Austausch entstand so ein Tool, das ganz auf die Bedürfnisse von stark technisch orientierten und weniger IT-affinen Fachkräfte zugeschnitten ist.
Letztendlich ist kapiro ein maßgeschneidertes Tool von Fachkräften für Fachkräfte.“Roman Benteler, Produktmanager von kapiro und Leiter Digitalisierung & Projekte, Mainzer Stadtwerke
So einfach funktioniert kapiro
Das Tool ist dank seiner intuitiven Nutzerführung leicht für alle Mitarbeitenden in jedem Alter zu bedienen. Wer will, findet hier problemlos die passende Anleitung, um neue Aufgaben mit digitaler Unterstützung fachgerecht und fehlerfrei zu erledigen. Außerdem können Beschäftigte mit wenigen Klicks selbst spezielle Anleitungen (via Text-, Bild- und Videomaterial) erstellen und mit anderen teilen. Umfangreiche Vorkenntnisse sind dafür nicht nötig, eine halb- oder einstündige Schulung zur effizienten Anwendung von kapiro ist aber sicher von Vorteil. 
© Kraftwerke Mainz-Wiesbaden
Strukturiert sind die Inhalte in sogenannte Wissensgruppen: das kann beispielsweise eine Abteilung oder aber ein Team sein. Zu jeder Wissensgruppe gehört mindestens ein Redakteur, der sämtliche Anleitungen nach ihrer Erstellung auf Richtigkeit prüft und diese anschließend freigibt. In der Regel übernehmen Meister oder anderweitige Experten die Rolle des Redakteurs. So kann die fachliche Qualität der eingestellten Inhalte sichergestellt werden.
©Mainzer Stadtwerke
Funktioniert online wie offline
Ob im Keller oder im Funkloch: kapiro kann zuverlässig auch dort genutzt werden, wo es keinen Mobilfunkempfang gibt. Denn obwohl das Tool webbasiert ist, können sämtliche Anleitungen heruntergeladen und somit auch ohne Internetzugang abgerufen werden. Da Anlagen oftmals in Kellern oder an Orten ohne Empfang stehen, ist das für Energienetzbetreiber elementar. „Aufgrund der kritischen Infrastruktur als Energieversorger ist es sehr wichtig, Anleitungen direkt griffbereit zu haben und nicht lange suchen zu müssen, in welchem Ordner die richtige Anleitung ist. Bei kapiro nehme ich einfach mein Tablet, gehe vor Ort und habe direkt die passende Anleitung zur Hand“, sagt Ralf Völker von der KMW. Die Zeiten von abgehefteten Papieranleitungen in dicken Ordnern sind damit vorbei. Kapiro fungiert als zentrale Plattform für das gesammelte Firmenwissen. Damit dies nicht veraltet, können alle Anleitungen jederzeit ohne viel Aufwand aktualisiert und angepasst werden.
So wird Fachwissen zukunftssicher
Ob Fachkräfte oder Führungspersonal: kapiro wird durchweg positiv aufgenommen. Seit 2022 ist das Tool bei allen Kooperationspartnern (mit Ausnahme von ZDF Digital) sowie der Mainzer Mobilität im Einsatz. Es gilt nun, genügend Ressourcen für die Beschäftigten zu schaffen, damit diese das Einstellen neuer Anleitungen zeitlich in ihren Arbeitsalltag integrieren können. Die Entwicklung einer stabilen Software und die Einführung dieser bei den Kooperationspartnern ist somit abgeschlossen.
Wichtig ist auch, ein Bewusstsein zu schaffen, welches Wissen relevant und damit wertvoll genug ist, als Anleitung gesichert zu werden.“
Roman Benteler, Produktmanager von kapiro und Leiter Digitalisierung & Projekte, Mainzer Stadtwerke
Die technologische Weiterentwicklung von kapiro wird stetig vorangetrieben. Während der Fokus in diesem Jahr auf IT-Sicherheit lag, sollen zukünftig auch WissensMANAGEMENT Funktion stärker intergiert und das Erstellen von Anleitungen durch KI erleichtert werden. Fakt ist: Ein guter Zugang zu Wissen hilft, seine Unternehmensziele zu erreichen und seine Belegschaft für die Zukunft zu rüsten. Wer Wissensmanagement als Teil seiner Unternehmenskultur etabliert, hat somit gute Chancen, die kommende Energiewende erfolgreich mitzugestalten.
Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner
- Alexandra Koch, Public Relations, Kraftwerke Mainz-Wiesbaden (Alexandra.Koch@kmw-ag.de)
- Roman Benteler, Produktmanager von kapiro und Leiter Digitalisierung & Projekte, Mainzer Stadtwerke (Roman.Benteler@mainzer-stadtwerke.de)
- Yanic Oscar Berthes, Wissensmanager, Mainzer Stadtwerke (Yanic.Oscar.Berthes@mainzer-stadtwerke.de)
Zum Unternehmen
Die Mainzer Stadtwerke AG versorgen mit rund 1.830 Beschäftigten die Region Mainz, den Landkreis Groß-Gerau und Teile von Rheinhessen mit Strom, Gas, Wasser, Wärme, öffentlicher Mobilität und ergänzenden technischen Dienstleistungen. Weitere Informationen zu den Mainzer Stadtwerken finden Sie hier.